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Ci siamo! Hai finalmente deciso di aprire un nuovo ufficio e ti stai chiedendo mille cose. La tua attenzione si è spostata sulla divisione degli ambienti. La prima domanda che ti è sorta è stata: “è meglio organizzare un ufficio open space o uno privato?”. Ma i tuoi dubbi si sono sciolti quando hai optato per l’ufficio aperto perché ti sembra più congeniale al tuo modo di vivere l’organizzazione aziendale, orizzontale, flessibile e aperta allo scambio di idee.

Ma a quel punto sono sorti altri interrogativi di tipo logistico. Sarà possibile avere un po’ di privacy? Come riceverò i clienti in uno spazio aperto? 

Se ti trovi in questa situazione e vuoi scegliere serenamente se l’open space che fa davvero al caso tuo, ecco alcune idee, consigli e suggerimenti per la tua azienda.

 

Quali sono i pro e i contro di avere un ufficio open space?

 

Render di un open space con divisori per scrivanie realizzato da UpContractLo sapevi che l’ufficio open space è un modello nato negli anni ’90 e importato dalla Silicon Valley? Infatti nell’immaginario collettivo non esiste un’idea di business che non sia nata nell’open space di una grande azienda tecnologica, di un’agenzia creativa o di una startup.
Spazi ampi, luminosi e ariosi in cui condividere le idee e abbattere le pareti. Un modo rivoluzionario di concepire l’organizzazione del lavoro, priva di gerarchie e aperta agli stimoli.

La scelta di un ufficio open space dipende da tre fattori: il tipo di attività della tua azienda, la composizione del team e le relazioni che si instaurano all’interno e all’esterno dell’organizzazione. Per comprendere meglio di cosa parliamo, devi porti queste domande:

 

  • Che tipo di attività svolge la tua azienda? 
  • In ufficio hai molti contatti coi clienti? Fai tante telefonate
  • Per svolgere il tuo lavoro hai bisogno di privacy
  • Rispetto alla squadra, invece, quante persone sono coinvolte nel progetto
  • Hanno bisogno di condividere informazioni continuamente e in maniera flessibile? 
  • Oltre alle relazioni e agli scambi col team, quante persone incontri ogni giorno? 
  • I tuoi clienti e i tuoi fornitori hanno bisogno di relazionarsi in privato con una o più figure del team?

Ma prima vediamo quali sono i pro e i contro di questo ambiente di lavoro. 

 

I vantaggi di lavorare in un ufficio open space

 

Lavorare in un ufficio aperto ha molti vantaggi soprattutto se la tua azienda ha un’organizzazione orizzontale. Tra i pro vi è la facilità e la velocità di condivisione di idee e di comunicazione. Se il tuo ufficio è organizzato in team di progetto, l’open space è perfetto per permettere ai professionisti di lavorare insieme

Se i tuoi collaboratori hanno bisogno di socializzare coi colleghi, condividere momenti della giornata, chiedere consigli in maniera veloce o comunicare efficacemente e senza l’intermediazione di chat, telefono ed email, l’ufficio open space è sicuramente adatto alle esigenze della tua azienda.

 

Le criticità di lavorare in un ufficio open space

 

Render di un ufficio operativo open space realizzato da UpContractChi lavora in un ufficio open space, però, rileva alcune criticità che influiscono sul proprio modo di lavorare. 

Tra queste vi sono l’inquinamento acustico, la scarsa privacy e la difficoltà di concentrazione

Infatti lavorare in uno spazio aperto sottopone il lavoratore a rumori continui e a un sovraccarico sensoriale che porta stress e difficoltà di concentrazione. A ciò si unisce l’ostacolo di poter incontrare clienti e fornitori e telefonare in tranquillità. 

Per sopperire a queste criticità chi sceglie di organizzare un ufficio open space decide di installare dei divisori. Se vuoi approfondire subito questo argomento, vai al paragrafo dal titolo: “come faccio a dividere un ufficio open space?”.

 

Il miglior arredamento per l’ufficio open space

 

Lo spazio di lavoro ha bisogno di essere confortevole, funzionale ed efficiente. Deve stimolare la produttività ma anche mettere i lavoratori a proprio agio e permettere loro di sentirsi in uno spazio stimolante e in un ambiente sicuro

Di solito gli open space sono organizzati con postazioni coerenti con le necessità individuali, di design e di gusto personale in linea con il tipo di attività che svolge l’azienda.

In genere gli spazi aperti vengono arredati con scrivanie alte dotate di divisori.

 

Come faccio a dividere un ufficio open space?

 

Render di un ufficio open space con ampie vetrate realizzato da UpContractPer garantire un minimo di privacy alle postazioni di lavoro presenti in open space vengono installati dei divisori tra le scrivanie. Gli schermi divisori in legno sono ottimi per risolvere il problema della privacy. Invece se le divisioni devono risolvere la problematica del rumore, i pannelli flessibili e fonoassorbenti sono quelli più adatti a ridurre l’inquinamento acustico.

Una scelta interessante è l’utilizzo di alcuni armadi progettati per essere posti al centro della stanza ed essere usati per separare lo spazio di lavoro completamente o parzialmente. Inoltre gli armadi o mobili contenitori possono essere sfruttati anche come spazio di archiviazione

Per alleggerire la divisione possono essere usate librerie o armadi bassi

Un’altra soluzione adottata per dividere gli spazi dell’ufficio open space è l’installazione di pareti divisorie. Il vantaggio di queste pareti è di creare dei veri e propri spazi che possono essere montati e riprogettati più e più volte a seconda delle proprie esigenze aziendali e layout estetici. Le pareti in vetro sono una scelta molto gettonata. Sono perfette per rendere l’ambiente più luminoso in quanto facilitano l’entrata di luce e garantiscono una buona fonoassorbenza

 

Come lavorare bene in un ufficio open space

 

Sei pronto! Hai capito se l’ufficio aperto fa al caso tuo

Prima di lasciarti ecco tre trucchetti per lavorare al meglio  in un open space e migliorare la produttività della tua giornata. 

  1. Organizza mentalmente il lavoro da fare
  2. Fissa degli obiettivi raggiungibili.
  3. Poniti delle scadenze.

Buona fortuna!

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